SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

MINGGU KE I

1.      TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan

Informasi adalah salah satu sumber daya bisnis yang vital yang berguna dalam pengambilan keputusan baik bagi pihak internal maupun eksternal.

Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, baik secara manual atau terkomputerisasi, yang dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.

1         .1 sistem informasi  dan organisasi bisnis.

Sistem Informasi dan Organisasi Bisnis Sistem informasi yang identik dengan pemanfaatan teknologi komputer pada suatu organisasi. Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi ada dalam berbagai bentuk organisasi bisnis. Sistem informasi akuntansi menganalisis bagaimana kejadian yang mempengaruhi suatu organisasi dicatat dengan menggunakan sumber daya manusia dan komputer, diringkas dengan metode dan sasaran akuntansi, dan dilaporkan sebagai informasi yang berguna baik yang ada di dalam maupun di luar organisasi. 3 Fungsi dasar yang dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi : Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan efisien. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya.

1.2       siklus siklus pemrosesan transaksi

SIA meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yang meliputi siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan

 SIA juga mencakup siklus pelaporan keuangan yang memperoleh data akuntansi dan operasi siklus lain untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan prinsipprinsipakuntansi yang berlaku umum

Siklus pendapatan memroses kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayarannya.

                 

1.3       Akuntasi dan teknologi informasi

-       Proses akuntansi merupakan proses yang tidak bergantung pada teknologi yang digunkan

-       Fungsi dan pihak pemakai memproses informasi dengan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya profesional yang tersedia pada suatu organisasi

-       Teknologi informasi mencakup pernangkat keras dan lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan mengambil, memanipulasi, atau  menampilkan data.

-       Teknologi informasi menggantikan peran manusia, dalam hal ini , teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses dan menyajikannya dalam bentuk informasi.

1.4        akuntan dan pengkembangannya

-          para akuntan dapat melaksanakan aktivitas pengembangan sistem sebagai sumber internal perusahaan

-          aktivitas pengembangan sistem sering dilakukan juga oleh auditor internal dan eksternal selama penelaahnya struktur pengendalian internal SIA

-          tahapan umum proyek pengembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

·         Analisa SIA : untuk meningkatkan mutu informasi, untuk meningkatkan pengendalian internal, untuk meminimalkan biaya.

·         Perancangan SIA : proses spesifikasi mendetail atas solusi yang dipilih pada proses analisis SIA. Hal ini meliputi evaluasi efektivitas dan efesiensi alternative rancangan SIA secara tegas dari kebutuhan SIA secara menyeluruh.

·         Implementasi SIA : Proses penempatan revisi – revisi dan prosedur rancangan terkini dan berbagai metode kedalam operasional.

MINGGU KE II

2         teknik dan dokumentasi sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

·         Pemakaian teknik - teknik sistem.

-          Analisis Sistem.
meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.
Teknik sistem yang digunakan : Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observas Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

-          Perancangan Sistem.
merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

-          Implementasi Sistem.
merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

·         Teknik - teknik sistem.

-          Bagan arus sistem.
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :Dokumen flowchart , Sistem / proses flowchart

-          Diagram aliran data.
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.

Simbol yang di gunakan :

·         Bagan IPO, HIPO, bagan arus program.

-          Bagan IPO.
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

-          Bagan HIPO.
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

2         .1 pemakaian teknik - teknik sistem  

 

·         Analisis sistem : analisis sistem melibatkanpengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

·         Desain sistem : melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses ouput, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

·         Implementasi sistem : mencakup aktivitas aktual mempraktekan desai sistem yang telah dibuat.

2         .2 teknik – teknik sistem

Teknik teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisi, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antara sub sistem. Teknik – teknik tersebut umunya bersifat grafikal (piktoral).

Jenis – jenis teknik sistem :

-          Bagan arus flowchart : simbol diagram yang menunjukan aliran data dan urutan operasi dalam sebuah sistem.

-          Bagan arus sistem dan program

-          Diagram data aliran data logis

-          Teknik – teknik analisis keputusan

-          Analisis pemanfaatan sumber daya

-          Teknik – teknik naratif

-          Bagan IPO dan HIPO : bagan IPO dan HIPO digunakan sebagai gambar utama dan pengembangan sistem.

Minggu III

3        PENGENALAN PROSES TRANSAKSI

Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

3.1       Arus transaksi melalui siklus akunting :

·         Transaksi penjualan

·         Transaksi penerimaan tunai

·         Transaksi pembelian

·         Transaksi pengeluaran tunai (kas)

·         Transaksi pembayaran gaji

·         Transaksi akunting lainnya.

3.2       Komponen – komponen sistem pemrosesan transaksi.

·         Masukkan

 pesanan konsumen, slip penjualan, faktur, kartu absen karyawan.

·         Pemrosesan :  

dalam sistem manual terdir dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

·         Penyimpanan : 

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

·         Keluaran :

·         Yaitu dokumen apapun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : neraca saldo, laporan keuangan , laporan operasional.

3.3       perancangnan sistem tata buku berpasangan

·         suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.

·         Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif).

·         Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

-          Sifat dan tujuan organisas

-      Karakteristik struktural dan fungsional 
-     Tata letak fisik, produk dan jasa 
--           Orang yang mengoperasikan sistem

·         Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

-          Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.

-          Mereview karyawan operasional dan manajemen.

-          Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya

-          Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan

-          untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

3.4       sistem kode akun untuk pemrosesan transaksi.

·         Suatu sistem pengkodean berisi charakter set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaaan kode untuk mencatat, mengklarifikasi, menyimpan dan mengambik keputusan data keuangan.

·         Tujuan pengkodean :

-          Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

-          Meringkas data

-          Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

-          Menyampaikan makna tertentu

·         Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

-          Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

-          Kode Angka Blok (block numerical code)

-          Kode Angka Kelompok (group numerical code)

-          Kode Angka Desimal (decimal code)

-          Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference).

3.5       perancangan formulir dan pertimbangan – pertimbangan penyimpanan catatan.

·         Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

·         Tujuan dari formulir :
– Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
– Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Minggu ke IV

4         . pemrosesan transaksi dan struktur pengendalian data

4.1       kebutuhan akan pengendalian

pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap resiko. Eksposur tidak semata  mata terjadi akibat kurangnya pengendalian.

Beberapa bentuk eksposur umum :

-          biaya yang terlalu tinggi

-          pendapatan yang cacat

-          kerugian akibat kehilangan aktiva

-          akuntansi yang tidak akurat

-          interupsi bisnis

-          sanksi hukum

-          ketidak mampuan untuk bersaing

4.2       elemen – elemen struktur pengendalian sistem

-          lingkungan pengendalian sistem

menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya.

-          Penaksiran resiko

Identifikasi entitas, dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus di kelola

-          Aktivasi pengendalian

Kebijakan dan prosedure yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan

-          Informasi dan komunikasi

Pengidentifikasian , pengukapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab diatas.

-          Pemantauaan

Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.

4.3       alat pengendalian pemrosesan transaksi

-          praktik manajemen sehat, meliputi perencanaan, penganggaran

-          pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan

-          pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis, sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional

-          pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan.

-          Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatac dan dilaporkan dengan benar

-          Pengamanan aktuva, untuk menjaga keamanan aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan , pengamanan dari kecurian dan kecerobohan.

4.4       etika  dan struktur pengendalian

-          banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis  di organisasi

-          sebaik apa pun kode etik yang dimiliki perusahaan, akan menjadi tidak berarti jika da masalah budaya yang signifikan dalam budaya organisasi.

-          Menciptakan budaya organisasi yang dapat mendukung perilaku yang etis memang sulit dan memang tidak dapat dicapai tanpa pendidikan, pelatihan dan komitmen. Komitmen dapat dicapai dengan menempatkan etika sebagai satu posisi legal dalam struktur organisasi perusahaan.

-          Untuk memastikan setiap program etika berjalan dengan baik, perusahaan harus memiliki audit budaya untuk memeriksa budaya dan perilaku etis dalam organisasi.