sistem informasi akuntansi

tugas softskill 3

8. pengembangan keputusan dan laporan-laporan manajemen

8.1 manajemen dan keputusan

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional.

Ketiga tingkatan di atas digambarkan sebagai hirarki aktifitas pengambilan keputusan.

Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.

Sistem penunjang keputusan merupakan suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan.


8.2 pelaporan kepada manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.


9. pemrosesan file dan konsep manajemen data

9.1 tinjauan sekilas tentang teknologi

A.Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen
Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya;
pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).

B. Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.

C. Panjang Catatan- Tetap dan variabel
Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau bagian dari induk disebut anak.

D. Kunci catatan dan Urutan File
Kunci atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak disortir.

9.2 evaluasi teknologi database

Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database.

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

A. Lingkungan Mainframe
Pada mulanya, masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar.

B. Sistem Manajemen Database
Lama- kelamaan, perusahaan menghadapi masalah sistem file sederhana. Kesulitan utama termasuk menemukan file yang tepat untuk informasi yang dibutuhkan, pemborosan karena duplikasi data yang sama dalam file yang berbeda, dan kurangnya standarisasi antar file.

C. Layanan Informasi On-line
Salah satu layanan database tersambung (on-line) terbesar adalah Dialog, yang sekarang mencakup ratusan database dan ratusan jutaan catatan. Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layanan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Ini berhubungan juga dengan kebutuhan baru, manajemen teks, yang bersama- sama dengan data grafis dan suara, membutuhkan teknologi yang lebih baik dari yang disediakan sistem database yang tradisional. Sistem multimedia tersebut semakin penting saja masalah ini.

D. Expert Systems
Sistem ahli (expert systems) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.

E. Pemrograman Berorientasi-Objek
Pemrograman Berorientasi- Objek meliputi pendefinisian obyek- obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

F. Sistem Hiperteks
Sistem hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata- kata kunci. Aplikasi awal hipermedia dalam bisnis sangat berkaitan dengan materi- materi referensi seperti manual kebijakan dan pelatihan.

G. Sistem Database Intelejen
Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

9.3 sistem manajemen database (SDM) dan arsitekturnya.

tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

A. Arsitektur Konseptual
Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer. Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode- metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian tertentu.

B. Arsitektur Database pada Tingkat Logis : Struktur Database Logis
Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur adalah :
1. Model pohon atau hirarkis
2. Model jaringan
3. Model relasional

Penjelasannya :

1. Model pohon atau hirarkis
Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan antara induk dan anak di sebut cabang.

2. Struktur jaringan
Struktur jaringan memungkinkan segmen anak memiliki lebih dari satu induk.struktur pohon dan jaringan keduanya diterapkan dengan penunjuk field(field pointer),dengan segmen lintas-hubung,seperti yang akan di bahas lebih jauh dalam bagian berikutnya.

3. Implementasi struktur-struktur pohon dan jaringan
Topik implementasi srtuktur-struktur pohon dan jaringan lebih merupakan bagian dari arsitektur fisik database di bandingkan sebagai arsitektur logis.Dalam organisasi daftar,setiap catatan memuat satu atau lebihponter(field)yang mengindikasikan alamat catatan logis berikutnya yang memiliki atribut yang sama.Catatan dapat merupakan bagian dari beberapa daftar.Daftar ini disebut organisasi multydaftar.
Dua area aplikasi sistem berdasar penunjuk field yang paling berkrmbang adalah hiperteks dan jaringan data semantik.

4. Struktur data relasional
Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu di sebut format-format normal mengatur pembuatan tabel-tabel.ketiga format normal.

C. Arsitektur database pada tingkat fisik
Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode akses file:Sekuensial,Terindeks,langsung.

1. File terakses secara sekuensial
Dalam file akses sekuensial,catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.

2. File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.Area utama(primer)merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat,tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3. File terakses secara langsung
File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

D. Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file
Teknik-teknik akses file yang telah di bahas(sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda.gambar 11.18 mengiktisarkan kapan masing-masing teknik organisasi file di gunakan.aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh rasio aktifitas(jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam file),dan waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan inquiri.

Teknik-Teknik organisasi file Saat terbaik Keterbatasan Sekuensial Rasio aktifitas tinggi,seperti dalam pemrosesan batch Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara cepat Terindeks Rasio aktifitas rendah,ukuran file dari moderat sampai tinggi Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks-indeks Sekuensial terindeks File harus di proses dengan pola pemrosesan batch(rasio aktifitas tinggi) dan non batch(rasio aktifitas rendah) Sama dengan sekuensial dan terindeks Langsung Rasio aktifitas rendah,file berukuran rendah,struktur jaringan,dan struktur pohon Memerlukan kunci-kunci untuk menempatkan catatan-catatan

E. Arsitektur fisik,Perangkat keras,dan waktu tanggap
Dari sisi perangkat keras,waktu tanggap di pengaruhi oleh waktu akses fisik.ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk,yang disebut waktu akses disk.faktor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk.Dalam harddisk,data dalam trek atau silinder yang sama dapat di akses tanpa memindahkan alat baca tulis.harus di tekankan bahwa banyak sistem database yang tergantung pada kegiatan masukan atau keluaran sistem oprasinya.kebutuhan menyimpan file secara berurutanbergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses file yang digunakannya.

10. sistem pemrosesan data elektronik.

10.1 sistem masukan

Input pada sistem komputer dapat dibagi dalam dua bentuk : program atau serangkaian instruksi yang memberitahukan komputer operasi apa yang harus dikerjakan, dan data yang harus diproses. Teknisi yang terlatih, disebut programer, merencanakan perubahan data yang belum diproses ke dalam sebuah media seperti kartu berlubang, pita kertas berlubang, atau pita magnetik yang dapat diterima komputer.

Berikut bentuk-bentuk input data yang dapat digunakan pada sistem komputer modern :

• .       Kartu berlubang, yang memasukkan data ke dalam mesin lubang kunci dan kemudian ditransfer ke dalam komputer dengan alat pembaca kartu (card reader).
•         Pita kertas berlubang, menggunakan sebuah kode dengan lima sampai delapan saluran.
•               Pita Magnetik, data dicatat sebagai titik-titik magnetis untuk menciptakan sinyal listrik.
•          Disket magnetik, disket metal tipis yang di kedua sisinya dilapisi materi pencatat.
•        Scanner optik yang membaca dokumen cetak maupun tulisan tangan.
•        Pembaca karakter tinta magnetik yang membaca simbol cetak dalam tinta magnetik pada dokumen seperti blangko cek bank, yang dirancang untuk dikembalikan ke pengirim.
•        Mesin tik dan terminal data, yang digunakan untuk input data secara langsung, untuk memperbaharui data yang telah disimpan dalam komputer, dan untuk mencari data dalam komputer.
•       Alat titik penjualan, menggunakan penanda karakter optik untuk mencetak dan membaca pita jurnal atau alat perekam magnetik dengan biaya yang murah.

10.2 sistem pemrosesan

Daerah kerja utama dalam komputer adalah unit proses pusat (CPU), dan di dalamnya ada tiga unit operasi. Data dan instruksi masuk ke dalam unit penyimpanan primer (disebut memori utama atau penyimpanan utama) sebelum proses dimulai; atau dapat disimpan dalam penyimpanan sekunder seperti pita magnetik dan disket magnetik yang dapat menambah kapasitas penyimpanan sistem komputer. Tapi, isi penyimpanan sekunder dapat di proses dan dapat dimasukkan kembali ke dalam unit penyimpanan primer.

Arus data. Untuk di proses, data yang tersimpan di penyimpanan primer harus di transfer ke logika aritmatika tempat terjadinya proses.

Dalam sebuah sistem, data yang akan di proses harus digambarkan dalam berbagai bentuk dan menggunakan ciri-ciri sesuai dengan output yang diinginkan. Dalam komputer data digambarkan dalam dua bentuk : yaitu hadir (status pertama) atau absen (status kedua) dari sinyal elektronik dalam bagian tertentu atau sirkuit. Ini disebut kode biner dimana semua huruf dan angka dikodekan dengan simbol “0″ dan ’1′ dalam berbagai kombinasi.

Bila kode biner digunakan, semua angka, huruf dan ciri-ciri khusus dinyatakan sebagai kombinasi 0 atau 1, dan setiap ciri disebut biner digit atau lebih umum dengan singkatan “bit”.Untuk komputasi aritmatika, sebagian besar komputer menggunakan versi sistem biner kode desimal dimana hanya posisi empat biner pertama yang digunakan.

Penyimpanan primer dan penyimpanan sekunder adalah jenis penyimpanan dalam sistem komputer. Penyimpanan primer ada dalam CPU dan digunakan untuk menyimpan semua data dan instruksi, memproses data, dan mengambil data yang telah diproses untuk dibaca.Bila data disimpan pada penyimpanan sekunder, yaitu diluar komputer, data tersebut dapat dimasukkan kembali dalam computer.

10.3 sistem keluaran

Setelah program dijalankan, hasil operasi komputer atau output di komunikasikan kepada pengguna. Jenis-jenis peralatan utama untuk output :

•             Printer.
•        Layar Visual (terminal).
•        Unit respon suara
•         Alat output tujuan khusus

x

tugas softskill2

MINGGU KE V

5. Aplikasi Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

5.1  Aktifitas Bisnis dalam Apl. Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

A.     Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1.      Entri Pesanan Penjualan :

·         Mengambil pesanan dari pelanggan.

·          Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.

·          Memeriksa ketersediaan persediaan.

2.       Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :

·         Mengambil dan mengepak pesanan.

·          Mengirim pesanan tersebut.

3.       Penagihan dan Piutang Usaha

 Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :

·         Penagihan ke para pelanggan.

·          Memelihara data piutang usaha.

4.       Penagihan Kas

·         Menangani kiriman uang pelanggan.

·          Menyimpannya ke bank.

B.      Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005).

Tujuan siklus pengeluaran :

-            Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan. 

-           Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.

-           Mengamankan barang hingga diperlukan.

-           Memastikan bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar.

-           Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat. 

-          Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yang tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.

-           Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang telah diotorisasi.

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu :

 Memesan barang , persediaan, dan jasa Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

1.       Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam  proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

2.       Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan darivendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

5.1 Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentukhardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan.

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

-          Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

-          Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

-          Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

-          Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

-          Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

-          Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

5.2 Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :   

6.1  Aplikasi pembelian.

6.2  Aplikasi penerimaan.

6.3   Aplikasi surat bukti.

6.4   Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

-          Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

-          Menerima barang dalam kondisi baik.

-          Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

-          Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

-          Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan

MINGGU KE VI

6.      aplikasi – aplikasi siklus produksi dan keuangan

6.1  Aplikasi-Aplikasi siklus produksi

Aplikasi siklus produksi = siklus yang didalamnya terdapat aspek-aspek untuk memproduksi barang atau jasa

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.      Perancangan Produk

2.      Perencanaan dan Penjadwalan

3.      Operasi Produksi

4.      Akuntansi Biaya

6.2  aplikasi – aplikasi siklus keuangan

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

-          SistemPemilikan.

 Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.

-          Sistem Catatan Jurnal. 

pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.

-          Sistem Pelaporan Keuangan. 

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

Laporan neraca.:

1.      Laporan laba/rugi.

2.      Laporan Perubahan Ekuitas.

3.      Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.

4.      Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

    MINGGU KE VII

7.      PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

7.1  SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan data (data gathering)

Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2.      Analisa Sistem

Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3.      Perancangan Sistem (design)

Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4.      Penulisan kode program (Coding)

Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5.      Testing

Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6.      Instalasi

Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7.      Pelatihan

Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8.      Pemeliharaan

Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2  standar-standar dokumentasi

(SOP =Standard operating prosedur) untuk memperkuat pola pendokumentasian dan sebagai petunjuk atau pedoman praktik pendokumentasian

Standar dokumentasi sendiri adalah suatau ukuran atau model yang harus dipenuhi baik kualitas maupun kuantitas dokumentasi yang dipertimbangkan dengan baik dalam situasi tertentu.

Di bawah ini adalah merupakan contoh penggunaan pola standar dokumentasi yang efektif:

1.      Kepatuhan terhadap aturan pendukumentasian yang ditetapkan oleh profesi atau pemerintah.

2.        Standar profesi dituliskan kedalam catatan

3.       Peraturan tentang praktik suatu hal dapat dilihat pada catatan pelayanan dari hal yang telah dilaksanakan

4.       Pedoman akreditasi harus di ikuti

Jika semua aturan di ikuti secara konsisten maka catatan akan menjadi dokumentasi yang  baik dan dapat  di pertanggung jawabkan.

7.3  Teknologi dan Praktik-praktik pengembangan system

-           Pengendalian produktifitas

   Analisis / pemograman dengan cara perancangan dan pengkodean program dan   pengorganisasian personel-personel

-          Pemrogaman terstruktur

Konsep yang berkaitan dengan gaya pemrogaman umum, tim, bantuan teknis.

-          Computer-Aided Software Engineering (CASE)

Merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak computer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak.

Repositori, peralatan pengdiagraman, pemferifikasi syntax, prototyping, pembuatan kode, manajemen proyek.

-          Prototyping

Merupakan proses iterative, kebutuhan-kebutuhan awal si pemakai diestimasikan, diimplementasikan di dalam prototype system.

7.4  perencanaan dan pengorganisasian proyek sistem

Secara operasional, tekhnik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan system yang terkendali dengan baik.

-          Seleksi Proyek

Jika sumber daya organisasi terbatas, sumber daya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang menghasilkan manfaat besar.

-          .Tim Proyek

Tenaga kerja merupakan sumber daya dasar dalam setiap proyek system. Satu tugas penting dari manajemen proyek adalah membentuk tim proyek yang memadai.

-          .Ketidakpastian Proyek

Masalah utama yang dihadapi yaitu ketidakpastian yang berkaitan dengan proyek system aplikasi.