tugas softskill2

MINGGU KE V

5. Aplikasi Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

5.1  Aktifitas Bisnis dalam Apl. Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

A.     Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1.      Entri Pesanan Penjualan :

·         Mengambil pesanan dari pelanggan.

·          Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.

·          Memeriksa ketersediaan persediaan.

2.       Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :

·         Mengambil dan mengepak pesanan.

·          Mengirim pesanan tersebut.

3.       Penagihan dan Piutang Usaha

 Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :

·         Penagihan ke para pelanggan.

·          Memelihara data piutang usaha.

4.       Penagihan Kas

·         Menangani kiriman uang pelanggan.

·          Menyimpannya ke bank.

B.      Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005).

Tujuan siklus pengeluaran :

-            Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan. 

-           Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.

-           Mengamankan barang hingga diperlukan.

-           Memastikan bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar.

-           Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat. 

-          Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yang tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.

-           Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang telah diotorisasi.

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu :

 Memesan barang , persediaan, dan jasa Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

1.       Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam  proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

2.       Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan darivendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

5.1 Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentukhardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan.

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

-          Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

-          Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

-          Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

-          Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

-          Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

-          Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

5.2 Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :   

6.1  Aplikasi pembelian.

6.2  Aplikasi penerimaan.

6.3   Aplikasi surat bukti.

6.4   Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

-          Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

-          Menerima barang dalam kondisi baik.

-          Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

-          Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

-          Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan

MINGGU KE VI

6.      aplikasi – aplikasi siklus produksi dan keuangan

6.1  Aplikasi-Aplikasi siklus produksi

Aplikasi siklus produksi = siklus yang didalamnya terdapat aspek-aspek untuk memproduksi barang atau jasa

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.      Perancangan Produk

2.      Perencanaan dan Penjadwalan

3.      Operasi Produksi

4.      Akuntansi Biaya

6.2  aplikasi – aplikasi siklus keuangan

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

-          SistemPemilikan.

 Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.

-          Sistem Catatan Jurnal. 

pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.

-          Sistem Pelaporan Keuangan. 

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

Laporan neraca.:

1.      Laporan laba/rugi.

2.      Laporan Perubahan Ekuitas.

3.      Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana.

4.      Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

    MINGGU KE VII

7.      PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

7.1  SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan data (data gathering)

Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2.      Analisa Sistem

Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3.      Perancangan Sistem (design)

Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4.      Penulisan kode program (Coding)

Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5.      Testing

Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6.      Instalasi

Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7.      Pelatihan

Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8.      Pemeliharaan

Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2  standar-standar dokumentasi

(SOP =Standard operating prosedur) untuk memperkuat pola pendokumentasian dan sebagai petunjuk atau pedoman praktik pendokumentasian

Standar dokumentasi sendiri adalah suatau ukuran atau model yang harus dipenuhi baik kualitas maupun kuantitas dokumentasi yang dipertimbangkan dengan baik dalam situasi tertentu.

Di bawah ini adalah merupakan contoh penggunaan pola standar dokumentasi yang efektif:

1.      Kepatuhan terhadap aturan pendukumentasian yang ditetapkan oleh profesi atau pemerintah.

2.        Standar profesi dituliskan kedalam catatan

3.       Peraturan tentang praktik suatu hal dapat dilihat pada catatan pelayanan dari hal yang telah dilaksanakan

4.       Pedoman akreditasi harus di ikuti

Jika semua aturan di ikuti secara konsisten maka catatan akan menjadi dokumentasi yang  baik dan dapat  di pertanggung jawabkan.

7.3  Teknologi dan Praktik-praktik pengembangan system

-           Pengendalian produktifitas

   Analisis / pemograman dengan cara perancangan dan pengkodean program dan   pengorganisasian personel-personel

-          Pemrogaman terstruktur

Konsep yang berkaitan dengan gaya pemrogaman umum, tim, bantuan teknis.

-          Computer-Aided Software Engineering (CASE)

Merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak computer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak.

Repositori, peralatan pengdiagraman, pemferifikasi syntax, prototyping, pembuatan kode, manajemen proyek.

-          Prototyping

Merupakan proses iterative, kebutuhan-kebutuhan awal si pemakai diestimasikan, diimplementasikan di dalam prototype system.

7.4  perencanaan dan pengorganisasian proyek sistem

Secara operasional, tekhnik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan system yang terkendali dengan baik.

-          Seleksi Proyek

Jika sumber daya organisasi terbatas, sumber daya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang menghasilkan manfaat besar.

-          .Tim Proyek

Tenaga kerja merupakan sumber daya dasar dalam setiap proyek system. Satu tugas penting dari manajemen proyek adalah membentuk tim proyek yang memadai.

-          .Ketidakpastian Proyek

Masalah utama yang dihadapi yaitu ketidakpastian yang berkaitan dengan proyek system aplikasi.